Die ultimative Checkliste für deine Delegation
Vier Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du delegierst
Die Sonne scheint und es riecht nach gebratenem Fleisch. Dieter und Sonja stehen an der Dönerbude und machen Mittagspause. "Mir ist einfach nicht klar, warum ich den Bericht nochmal überarbeiten soll.", sagt Dieter zu Sonja. "Ich hab alles so gemacht, wie es gefordert wurde. Und jetzt soll ich das Ganze kürzen. Hätte ich das vorher geahnt, hätte ich mir nicht so viel Mühe gegeben." Dieter sieht traurig aus. "Ja, das kenn ich.", erwidert Sonia. "Bevor ich zu viel mache, mach ich erst mal nur das Nötigste. Ich muss jedenfalls immer nacharbeiten, auch wenn ich genau das mache, was unser Chef haben will. Wenn ich fertig bin, dann fällt ihm noch etwas ein, das er braucht. Ich hab den Eindruck, der weiß selbst nicht genau, was er will. Bei Edgars Chef ist das viel besser, der macht klare Ansagen und hält sich auch dran..." Es gibt also offensichtlich gute und schlechte Delegation.
Mach Delegation zur Routine
Grundsätzlich gilt: Alle Aufgaben können delegiert werden. Das heißt natürlich nicht, dass es Sinn macht, alles zu delegieren. Aber Routine- und Standardaufgaben sollten an diejenigen delegieren werden, die dafür zuständig sind.
Führungskräfte werden nicht dafür bezahlt, dass sie die Aufgaben selbst erledigen. Sie sollen ihre Mitarbeiter befähigen, alleine oder als Team die Aufgaben auszuführen. Hier ist Delegation an der Tagesordnung, sonst sind Überstunden vorprogrammiert. Gerade als Führungskraft sollte Delegation zur Routine werden. Wenn du Führungskraft bist, solltest du alle Aufgaben außer Führungsaufgaben delegieren. Selbständigen und Unternehmern empfehle ich, Strategieaufgaben bzw. die Entscheidungen hierzu selbst zu erledigen und nicht zu delegieren.
Die W-Delegation
Die W-Delegation ist eine einfache Methode um zu Delegieren. Sie hilft dir, alle wichtigen Informationen zu übergeben. Wenn du darüber nachdenkst, wie du schneller und einfacher delegieren kannst, dann ist diese W-Delegation genau richtig für dich. Die Grundform der W-Delegation beinhaltet die Antworten auf vier Fragen: Wer macht was bis wann mit welchem Ergebnis?
1. Wer?
Ganz wichtig ist, wer etwas tun soll. Du solltest jemanden persönlich benennen, der für die Erledigung verantwortlich ist. Ist es eine größere Aufgabe, benennst du einen Verantwortlichen. Dieser kann Teilaufgaben gerne weiterdelegieren.
Lege fest, wer genau die Aufgabe erledigen soll bzw. wer verantwortlich ist. Nicht zum Beispiel "Man könnte mal das Abteilungs-Laufwerk aufräumen.“ oder "Wir müssen noch die Budgetaufstellung zusammen machen.". Benenne die Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
2. Was?
Wenn klar ist, wer etwas tun soll, informierst du diese Person, welche Aufgabe zu erledigen ist. Was genau soll getan werden? Zum Beispiel eine Auswertung erstellen, etwas zusammenbauen oder recherchieren. Hier beschreibst du die Tätigkeit, die du erwartest.
3. Bis wann?
Ich erlebe oft, dass delegiert wird, was man tun soll aber nicht, in welchem Zeitraum das Ergebnis erwartet wird. Wenn du keine Zeitangabe machst, darfst du dich natürlich auch nicht wundern, wenn nichts geliefert wird oder zu spät. Also sag bei deinen Delegationen immer dazu, bis wann du das Ergebnis brauchst.
4. Mit welchem Ergebnis?
Bei der Antwort auf die vierte Frage stellst du klar heraus, welches Ergebnis mit Erledigung der Aufgabe angestrebt wird.
Brauchst du beispielweise einen Bericht, wo ein Projekt gerade steht, lautet die Aufgabe "Projektstatusbericht erstellen" (Nr.2 Was ist zu tun?). Wie der Bericht aussehen soll und welches Details du erwartest, ist dir bestimmt klar. Ist es eine ausführliches Dokument mit Anlagen oder eine kurze zweiseitige Präsentation mit den Eckdaten oder eine kurze E-Mail mit den wichtigen Ergebnissen, Risiken und nächsten Schritten?
Sag dem Delegationsnehmer, welches Ergebnis du erwartest, um Missverständnisse zu vermeiden. Es lohnt sich auch anzugeben, was nicht gemacht werden soll. 🙂
Weiterentwicklung: Wie und wozu?
Diese sogenannte 4W-Delegation (4 Fragen) lässt sich auch noch ausbauen. Du kannst die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt werden soll (Wie?), vorgeben oder das Ziel bzw. eine Vision mitgeben (Wozu?).
Bei der Delegation an Kollegen oder Mitarbeiter würde ich persönlich das WIE nur vorgeben, wenn es wichtig ist für den Prozess ist oder nur bestimmte Ressourcen eingesetzt werden sollen.
Dem Delegationsnehmer hilft es, wenn du ihm noch das Ziel, den Zweck oder die Vision mitgibst, wozu er die Aufgabe erledigen soll.
Kontrolle, ob Botschaft angekommen ist und wie der Fortschritt ist
Die meisten Delegierenden denken, wenn sie die Aufgabe klar weitergegeben haben, ist die Delegation erledigt. In den meisten Fällen wird das auch so sein. Ich empfehle, kurz zu prüfen, was angekommen ist. Frag einfach deinen Kollegen/Mitarbeiter, was er verstanden hat. Weiterhin solltest du klären, ob er alle nötigen Ressourcen hat. Wenn der Auftrag klar ist, kann losgelegt werden. Achte darauf, dass du die Aufgabe nicht zurückdelegiert bekommst. No Monkey Business!
Auch zwischendurch empfiehlt es sich, sich zu erkundigen, wo die Aufgabe gerade steht. Je nach Delegationsnehmer ist der Fortschritt der Aufgabe unterschiedlich zu kontrollieren. Dieses Erkundigen nach dem Fortschritt wird nicht immer als Kontrolle empfunden.
Je öfter man sich erkundigt, wie der Stand der Aufgabe ist, desto wichtiger kann der Delegationsnehmer die Erledigung seiner Aufgabe empfinden.
Ein schöner Zusatzeffekt ist, dass man dadurch auch früher auf Probleme aufmerksam wird oder unterstützen kann, wenn Unklarheiten auftauchen.
Zusammenfassung
Wenn du dir vor dem Delegieren alle vier W-Fragen beantwortest, wird es für die Delegationsnehmer klarer, was zu tun ist. Wer macht was bis wann mit welchem Ergebnis? Diese Angaben solltest du mindestens in deiner Delegation haben.
Gib bei Bedarf auch an, auf welche Weise und wozu die Aufgabe erledigt werden soll. Das wird weitere Klarheit schaffen.
Viel Spaß beim Anwenden der W-Delegation.
Rock on und lass es dir gut gehen!
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