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Rückdelegation: Achtung, Affe auf deiner Schulter!

Wie du Rückdelegation vermeidest

Markus freut sich auf den neuen Fermenter. Letzte Woche war dieser aus San Francisco angekommen und Egon wollte den neuen Fermenter bis Freitag fertig aufgebaut haben. So war es geplant und abgesprochen.

Markus fieberte dem Montag entgegen, denn da wird der mit den erfolgsversprechenden Experimenten beginnen. Das wird der Hammer! Egon ist ein gewissenhafter und proaktiver Mitarbeiter, der sich der Aufgabe gerne angenommen hat und es auch kaum erwarten kann, den Fermenter einzusetzen.

Nun sitzt Markus am Freitagnachmittag im Labor und schraubt den Deckel an. Egon ist nach Hause gegangen, da er einen unverschiebbaren Termin mit seinem Steuerberater hat. Wenn da bloß nicht das Problem mit dem Schraubenschlüssel gewesen wäre. Egon hatte ihm gesagt, dass er keinen passenden Schraubenschlüssel findet. Als er Markus um Rat bat, wo er geeignetes Werkzeug besorgen konnte, hat Markus ihm von Hans erzählt, der für alle denkbaren Fälle Werkzeug hat. „Ich kenne Hans nicht, kannst du den Schraubenschlüssel besorgen? Du kennst ihn gut. Dir wird er sein Werkzeug gerne ausleihen.“ sagte Egon.

„Okay mach ich, dann kann ich Hans von unserem tollen neuen Fermenter berichten.“, stimmt Markus zu. Irgendwie hat Markus auch zugesagt, dass er den Rest alleine schaffe. Das Zusammenschrauben vom Fermenter macht ihm Spaß, doch die Zeit vergeht wie im Fluge…

„Warum um Himmelswillen habe ich zugestimmt?“, denkt er sich. „Jetzt sitze ich hier und baue den Fermenter alleine auf, obwohl ich doch die Versuchsreihe planen wollte.“, denkt Markus.

Monkey Business: Achtung vor Rückdelegation

Viele Kollegen ertappen sich oft dabei: Sie machen Aufgaben, die sie eigentlich delegiert hatten bzw. nicht in ihren Aufgabenbereich fallen.

Die meisten von uns kennen das. Wir werden um Hilfe, um unser Fachwissen oder um unsere Expertise gebeten und schwups arbeiten wir bereitwillig für andere. Man fühlt sich geehrt, das Helfersyndrom ist geweckt und wir arbeiten gerne für andere.

Bevor man darüber nachdenken kann, sitzt man selbst an der Aufgabe, die jemand anders im Team machen sollte. Dieses Phänomen wird auch Monkey Business oder Rückdelegation genannt. Das Fatale daran ist, dass man in diesen Fällen keine Zeit mehr für seine eigentlichen Aufgaben hat, denn man erledigt Aufgaben von anderen. Meist ohne Gegenleistung oder Ausgleich mit anderen Aufgaben.

Monkey Business ist schon lange bekannt

In den 70er Jahren haben William Oncken und Donald L. Wass erkannt, dass Manager oft an Zeitmangel leiden, während die Mitarbeiter wenig zu tun haben. Dieses Kernproblem einiger Führungskräfte haben sie unter dem Stickwort Monkey Business beschrieben und in der „Harvard Business Review“ unter dem Titel „Management Time: Who’s Got the Monkey“ veröffentlicht.

Arbeit, die man rückdelegiert bekommt, wird hierbei als Affe gesehen, der sich wieder auf die eigene Schulter setzt.

Nicht nur Mitarbeiter, auch viele Führungskräfte sind anfällig dafür, sich den sogenannten Affen auf die Schulter setzen zu lassen. Manche Chefs haben geradezu eine Horde an Affen auf der Schulter sitzen. Der Chef kann seine Führungsaufgaben nicht mehr wahrnehmen und er wird zum Flaschenhals für die ganze Abteilung.

Wie man sich vor Rückdelegation schützt

Mit einer coachenden Grundhaltung und effektiven Fragetechniken kann Rückdelegation verhindert werden. Voraussetzung ist, dass man diese erkennt. Wenn du gefragt wirst: „Kannst mir mit xy weiterhelfen, da bist du doch Experte?“, solltest du hellhörig werden.

Zunächst muss die Aufgabe am Anfang richtig delegiert worden sein. Hier kann die W-Delegation helfen:

Wer macht was bis wann mit welchem Ergebnis?

  • Wer?
  • Bis wann?
  • Mit welchem Ziel? Welche Nichtziele?
  • Wozu?

Demjenigen, der die Aufgabe übernommen hat, muss klar sein, was bis wann zu tun ist. Alle Rückfragen oder Unklarheiten sollten beim Vergeben der Aufgabe geklärt werden.

Es ist normal, dass ein Kollege Fragen hat, sich die Aufgabe (noch) nicht zutraut oder unter Zeitdruck steht. In diesem Fall solltest du ihm die Arbeit nicht einfach abnehmen, um ihm weiterzuhelfen, sondern den Affen erfolgreich abwehren. Tue das, was nötig ist, damit die Aufgabe ohne deine direkte Hilfe erledigt werden kann.

Die Ursache, dass der Affe wieder auf der Schulter des Auftraggebers landet, ist, dass dieser die Rückdelegation annimmt. Meist ohne es zu merken.

Grundregel 1: Verantwortung beim Kollegen lassen

Die Verantwortung für das Erledigen der Aufgabe direkt beim Kollegen/Mitarbeiter belassen. Richtig delegieren! Alle Infos und Mittel zur Verfügung stellen, damit die Aufgabe erledigt werden kann.

Grundregel 2: Hilfe zur Selbsthilfe

Chefs wollen ihre Mitarbeiter gerne unterstützen. Kollegen helfen ihren Kollegen gern und bieten an, mal zu demonstrieren, wie es geht. Biete diese nicht in der Form, dass du die Arbeit selbst übernimmst, sondern biete Hilfe zur Selbsthilfe an. Versetze die Person in die Lage, die Aufgabe auszuführen.

Grundregel 3: Keine falsche Eitelkeit

Du musst den Experten in dir nicht immer zeigen.

Wenn man um Hilfe gebeten wird, kann man seinen Expertenstatus untermauern und Kompetenz zeigen, in der Hoffnung, dass man ein qualitativ höherwertiges Produkt erstellt. Ruck zuck sitzt der Affe wieder auf der Schulter. Dem Eitelkeitsimpuls musst du widerstehen.

Wie bringst du deine Kollegen dazu, dass sie ihre eigenen Affen füttern?

Ursachenklärung

Versuche herauszubekommen, was die Ursache dafür ist, dass dein Kollege nicht weiterkommt und warum er um Hilfe bittet. Hier bei helfen klärende Fragen.

Durch geschickte Fragen bringst du deinen Kollegen in den Lösungsmodus. Oft kann er sein Problem selbst lösen. Das hört sich einfach an. Ist es auch.

In der Realität werden oft Aufgaben übernommen, weil man glaubt, dass man es selbst schneller oder besser erledigen kann. Oder man möchte mit seinem Expertenwissen brillieren…

Es gibt viele Ausreden, warum sich der Affe nun auf der eigenen Schulter wiederfindet. Und man am Ende selbst derjenige ist, der die Arbeit macht.

Gesprächstechniken

Für die Praxis: Besser keine Vorschläge machen und keine Ratschläge geben. Den Mitarbeiter/Kollegen dahin coachen, dass er selbständig das Problem lösen kann. Das mag zwar zu Beginn ein wenig aufwändiger sein, doch es ist gut investierte Zeit, da einem mit der Zeit immer weniger Affen angeboten werden.

Nimm den Affen nicht an, sondern versuche durch Hilfe zur Selbsthilfe den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, dass er sein Problem selbst löst.

Für Gespräche über die Delegation besser einen Termin machen und nicht zwischen Tür und Angel oder in Zeitnot darüber sprechen.

Diese Fragen helfen dir:

  1. Welche Lösungen hast du schon probiert?
  2. Was benötigst du von mir, um die Aufgabe allein zu lösen?
  3. Welche Idee hast du und wann wirst du diese umsetzen?

Fazit: Deine erfolgreiche Strategie zur Vermeidung von Rückdelegation

Bestimmt hast du auch eine gute Strategie, die Affen, die es sich bei dir bequem machen wollen abzuwehren. Wie gehst du vor?

Schreib mir gerne, wie du dich erfolgreich gegen Rückdelegation wehrst.

Falls du noch keine Strategie hast, dann teste gerne meine Tipps und schreib mir, welche für dich am besten funktionieren. Ich freue mich auf einen Austausch.

Raus aus dem Hamsterrad, rein und den Flow!

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Rock on und lass es dir gut gehen.