Sieben häufig auftretende Probleme beim Delegieren
Achte darauf, sie zu vermeiden
Achim hat gerade seiner Chefin die Menükarte übergeben. Er hat das Catering für den geplanten Abschlussball des Kongresses in Eigenregie organisiert.
Die Chefin strahlt über beide Backen: "Ja, das ist genau richtig für unsere Gäste. Schön, dass Sie sich zugetraut haben, das Menü selbst zusammenzustellen und das richtige Angebot auszuwählen. Sie haben diese Herausforderung sehr gut gemeistert."
Ja, das geht runter wie Öl und lässt auch Achim strahlen. Es war viel Arbeit und auch etwas ungewohnt für ihn, dass er über so viel Budget für das Catering verfügen konnte. Zuerst war er skeptisch, ob er dieser Aufgabe gewachsen ist. Jetzt ist er sich sicher: Er hat einen wesentlichen Beitrag für die Abschlussfeier geleistet.
Im heutigen Artikel möchte ich näher auf die Probleme eingehen, die beim Delegieren auftreten können.
1) Delegieren an den falschen Mitarbeiter
Wenn du die Aufgaben an jemanden delegierst, der nicht die Fähigkeit hat, die Aufgabe umzusetzen, wirst du mehr Aufwand damit haben. Also ich meine, wenn die Person nicht in der Lage ist, sich das Wissen oder die Fähigkeiten zur Ausführung der Aufgabe anzueignen. Dass die Aufgabe an den falschen Mitarbeiter delegiert wird, kommt häufig vor.
Wenn man zum Beispiel ein Thema aus der Öffentlichkeitsarbeit an einen schüchternen oder zurückgezogen Mitarbeiter delegiert, der überhaupt nicht fachlich qualifiziert ist, wird das nicht gut funktionieren. Dieser Mitarbeiter bzw. Kollege kann diese Aufgabe schlecht ausführen.
Weiterhin sinkt die Motivation, wenn man sich selbst nicht als kompetent genug für die Aufgabe sieht. Wähle Mitarbeiter oder Kollegen aus, die der Aufgabe gewachsen sind. Überlege, ob sie die nötigen Fähigkeiten und auch das Mindset haben, die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit abzuschließen.
2) Die Aufgabe ist zu komplex, es gibt viele Rückfragen
Ein weiteres Problem bei der Delegation ist, wenn der Mitarbeiter sehr häufig nachfragen muss, um zu verstehen, was er tun muss. Dies ist meist dann der Fall, wenn die Aufgabe für den Delegationsnehmer nicht überschaubar ist. Dann kannst du dir überlegen, ob die Aufgabe vielleicht viel zu komplex ist und sie deswegen an dich rückdelegiert.
Achtung auch bei Monkey Business.
Überlege dann, ob es Sinn macht, die Aufgabe an mehrere Personen zu delegieren.
Oder überlege, ob du die Aufgabe in kleinere Pakete herunterbrechen kannst. Prüfe vorher, ob der Mitarbeiter bzw. Kollege die Aufgabe alleine bewältigen kann. Wenn ihm Rechte oder Befugnisse fehlen, dann solltest du über das notwenige Empowerment dafür sorgen, dass der Mitarbeiter/Kollege auch die nötigen Rechte hat, die Aufgabe umzusetzen (z.B. Budgetverantwortung, IT-Rollen etc.) Je mehr Rechte und Verantwortung dein Mitarbeiter übernimmt, desto wertiger ist die Aufgabe.
Hier finde ich, sollte man auch die Tätigkeit entsprechend entlohnen. Kollegen übernehmen gerne höherwertige Aufgaben bei gleichem Gehalt. Hier musst du also zusätzlich abwägen, ob die übertragene Aufgabe im Rahmen der vereinbarten Tätigkeit bleibt oder nicht.
3) Du delegierst nur Routine-aufgaben und machst die Prestigeaufgaben alle selbst
Das dritte Problem, welches beim Delegieren auftreten kann, ist, dass du immer nur Routineaufgaben und langweilige Jobs delegierst und die Prestige-Aufgaben für dich behältst. Auf diese Weise machst du deine Mitarbeiter oder deine Kollegen unglücklich.
Prüfe also beim Delegieren, dass du auch höhere Aufgaben, die wichtig für die Karriere sind weiterdelegierst. Denke daran, dass die meisten Mitarbeiter sich auch profilieren wollen. Meine Empfehlung ist, dass du am besten beide Aufgabenarten zu gleichen Teilen delegierst und auch einige selbst erledigst. Das Verhältnis sollte stimmen.
4) Delegation ohne Verantwortung/Empowerment fehlt
Ein weiteres Problem sehe ich darin, dass du bei der Delegation zu wenig Handlungsspielraum überträgst. Das heißt, dass beispielsweise der Mitarbeiter, der ein Catering organisieren soll, keine Befugnis hat, entsprechende Verträge zu schließen. Fehlt dem Delegationsnehmer die Entscheidungsgewalt oder eine andere Befugnis, hat er nicht genug Empowerment, um die Aufgabe entsprechend auszuführen.
Schneller geht es, wenn du bei der Delegation daran denkst, den Handlungsspielraum der Kollegen entsprechend anzupassen. Empowerment für mehr Entscheidungsbefugnis sollte auch mit der Annahme der Verantwortung des Mitarbeiters einhergehen, sonst hast du ein weiteres Problem. Dass bei mehr Empowerment auch das Gehalt entsprechend angepasst werden sollte, habe ich oben schon erwähnt.
5) Mitarbeiter haben nicht genug Zeit, die Aufgabe umzusetzen
Wenn du deinen Mitarbeitern nicht die Erlaubnis gibst, dass er genug Zeit hat, sich mit der Aufgabe zu beschäftigen, wird die Delegation nicht gut umgesetzt. Gib deinen Mitarbeitern bzw. Kollegen die Freiheit zu lernen, wenn sie neue Aufgaben übernehmen. Alles, was neu ist, benötigt einige Zeit. Man muss die Änderung der Anforderungen erst mal begreifen, bevor man an die Umsetzung/Erledigung der Aufgabe gehen kann.
Wenn man genug Zeit hat, die Aufgabe zu verstehen, ist die Erledigung viel einfacher. Weiterhin ist es wichtig, dass du dem Delegationsnehmer Vertrauen signalisierst und auch dass er die Möglichkeit hat, an der Aufgabe zu wachsen und zu lernen.
Plane also ausreichend Zeit für die Erledigung der Aufgaben ein.
6) Mangel an Vertrauen
Das sechste Problem ist, dass du dem Delegationsnehmer nicht vertraust. Das heißt, du schätzt ihn nicht so ein, dass er die Aufgabe eigenständig erledigen kann. Das kann daran liegen, dass du dich vielleicht kompetenter oder erfahrender für die Aufgabe fühlst. Der Mitarbeiter bzw. Kollege wird es spüren, dass du denkst, du seist eigentlich derjenige, der die Aufgabe besser erledigen könne. Dies wirkt nicht gerade motivierend auf den Delegationsnehmer.
Delegiere also nur Aufgaben, von denen du sicher bist, dass der Delegationsnehmer sie sofort erledigen oder an den Aufgaben wachsen kann.
7) Delegation ohne Wertschätzung
Schließlich erlebe ich es immer wieder, dass delegierte Aufgaben korrekt in der Zeitvorgabe erledigt werden. Oft ist das Ergebnis sogar besser als erwartet. Schade ist dabei, dass oft vergessen wird, die Erledigung der Aufgabe entsprechend zu würdigen und wertzuschätzen. Meiner Meinung nach sollte das selbstverständlich sein, ist es aber nicht.
Denke also immer daran, den Aufwand des Delegationsnehmers wertzuschätzen, egal wie gering seine Leistung war.
Fazit
Ich wünsche dir, dass du bei deinen Delegationen diese Probleme nicht hast, bzw. diese versuchst, zu vermeiden. Das Verhältnis zum Delegationsnehmer wird so nicht belastet und kann immer besser werden.
Rock on und lass es dir gut gehen!
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