Unsere agile Urlaubsplanung mit Kanban

Ein Erfahrungsbericht

Dass man agile Projektmanagementmethoden wie Kanban bei der Arbeit verwendet, ist mittlerweile den meisten geläufig. Man kann es allerdings auch für die eigene Freizeitgestaltung nutzen, wenn man mit Freunden oder der Familie viele Aktivitäten planen möchte. Hier folgt ein Beispiel von meiner agilen Planung:

Zwei Wochen Ferien lagen vor uns. Wir hatten bewusst keinen Plan gemacht. Nix gebucht, keine Verabredungen mit unseren Freunden. Beim Abendessen merkten wir, dass jeder für sich doch schon Pläne geschmiedet hatte. Wir träumten von erholsamen Tätigkeiten, coolen Ausflügen oder Erlebnissen zuhause. Jeder einzelne wollte mit der ganzen Familie etwas erleben: Klettern im Felsenmeer, Shopping, Konzertbesuche, Surfen am Niddastausee, Zelten im Garten, Schwimmbad, Eisdiele und und und.

Fest stand, dafür reichen zwei Wochen nicht aus. Was also tun? Welche Wünsche werden erfüllt und welche nicht? Was ist, wenn jemand keine Lust hat? Wollten wir alle fünf immer nur als komplette Familie etwas unternehmen?

Die letzte Frage wurde von uns allen verneint. Da standen wir nun also um den Grill herum. Wir überlegten, wie wir das Beste aus unserem Urlaub herausholen.

Entscheidung für eine agile Projektmanagementmethode

Wir wollten schnell auf äußere Einflüsse reagieren können. Und ganz spontan je nach Gusto entscheiden, was wir machen. Wir haben keinen festen Zeitplan erstellt. Wir sind flexibel geblieben. Jeder Tag wurde neu geplant. Mit der Kanban-Methode, einer Methode für agiles Projektmanagement, haben wir unseren Urlaub geplant und visualisiert. Also bauten wir die Esszimmerwand in ein Kanban-Board um.

Woher kommt Kanban?

„Kan Ban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet Karte. Kanbansysteme wurden 1947 von Taiichi Ohno in der Toyota Motor Corporation entwickelt, um den Materialfluss zu steuern. Kanbankarten werden als Informationsträger für Materialverbrauch genutzt. Ist ein Material verbraucht, bzw. nur noch eine Restmenge vorhanden, wird ein Kanban-Signal gesendet, dass für Nachschub dieses Materials sorgt. Die Teile für die Automontage werden nach Bedarf direkt beim Lieferanten bestellt. Somit können der Lagerplatz und Lieferengpässe minimiert werden.

Esszimmerwand als Kanbanboard

Wichtig war uns, dass jeder sieht, was gerade aktuell ist. Man sieht, welche Vorstellungen und Wünsche die anderen haben. Wir wollten das nicht in einen Kalender eintragen, sonst hätten wir uns mit einem konkreten Datum festlegen müssen.

Also musste eine andere Visualisierung her.

Unser Kanban-Board sollte ein Paper-Kanbanboard sein. Wir wollten kein digitales Board, sondern eines, an dem wir die Karten schön verschieben können. Kurzerhand wurde unsere Esszimmerwand als Kanban-Board umfunktioniert. Als Karten nutzten wir Post-it-Notes. Das Kanban-Board war zentral im Erdgeschoß. Nach dem Frühstück konnten wir direkt unseren Tag am Kanban-Board planen. Es gab vier Spalten mit folgenden Bezeichnungen:

1. Wünsche
2. geplant
3. aktuell
4. erledigt

Wir schreiben unsere Wünsche auf Karten

Zunächst haben wir zusammengetragen, was jeder für Wünsche hatte. Jeder bekam drei Karten. Auf jede Karte sollte jeweils ein Wunsch geschrieben werden. Weiterhin gab man jedem eine Vetokarte für einen Tag, wenn jemand mal keine Lust hatte, sich am Urlaub zu beteiligen. Jeder kann eigene Wege gehen.

Diese Wünsche wurden in der ersten gesammelt. Wenn einem spontan noch ein Wunsch eingefallen ist, konnte man am jeweiligen Tag noch einen Wunsch ergänzen oder ändern. Oder wenn mal etwas doch nicht mehr so spannend war, dann hat man die (eigene Karte) jeweils weggenommen.

Jeder hat seine Wünsche vorgestellt, damit jeder wusste, was gemeint ist.

Gemeinsamer Nenner für die Planung

In einem weiteren Schritt haben wir die Karten rausgesucht, die wir unbedingt machen wollten. Diese klebten wir in die Spalte „geplant“.

Wichtig ist hier, dass man nicht zu viele für die beiden Wochen raussucht. Es besteht die Gefahr, dass man sich übernimmt und hierdurch unnütz Freizeitstress aufgebaut wird. Bei uns hat das zu Glück gut funktioniert, da wir viele gleiche Wünsche hatten.

Also zwei Schritte: Alle Wünsche für Urlaubsaktivitäten aufschreiben und klären, was genau damit gemeint ist. Dann daraus die aussuchen, die gemacht werden sollen. Die Karten in der Spalte „geplant“ haben wir am Abend nochmal kurz dahingehend überprüft, ob die Wünsche noch aktuell waren.

Tagesplanung: Jeden Morgen ganz spontan

Die Planung der einzelnen Tage haben wir jeweils morgens nach dem Frühstück vorgenommen. Mehrere Karten wurden in der Spalte „geplant“ ausgesucht und in die Spalte „aktuell“ geklebt. So wusste jeder in der Familie, was wir an diesem Tag unternehmen. Jeder konnte dann entscheiden, ob er seinen Veto-Joker zieht oder an diesem Tag mitmacht (nicht alle Joker sind eingesetzt worden).

Diese Tagesplanung hat nur fünf Minuten gedauert. Maximal zehn Minuten, wenn wir unterschiedlicher Ansicht waren. Insgesamt waren wir sehr spontan. Und wenn wir mal eine Karte nicht erledigt haben, dann ging diese wieder zurück in die „geplant“-Spalte. Schön war es, dass wir auch „Faulenzen“ und „Nichtstun“ als Karten dabei hatten. Geplant zu Faulenzen ist viel schöner als ungeplant.

Wir konnten unsere Tagesplanung ganz spontan an unsere Lust und Launen anpassen. Das Board hatte den Vorteil, dass wirklich alles sehr übersichtlich war und wir sehen konnten, was wir schon erledigt hatten. Am Abend wurden dann die Karten von „aktuell“ in „erledigt“ geklebt, wenn die Aktivität durchgeführt wurde.

Da meine Mädels immer für Gleichberechtigung sind, haben sie darauf geachtet, dass die Wünsche von jedem möglichst parallel abgearbeitet wurden. In der „erledigt“-Spalte klebten gleiche Anteile der Karten der jeweiligen Familienmitglieder.

Fazit

Mit dieser agilen Projektmanagementmethode haben wir maximale Transparenz für unsere Urlaubsplanung erreicht. Kein Wunsch wurde vergessen. Jeder hat gerne bei der Planung und dem Weiterziehen der Karten mitgemacht.

Dadurch, dass alle gleichberechtigt bei der Erstellung der Karten waren, ist es einfach gewesen, auch mal eine Aktivität mitzumachen, die man nicht so mag.

„Restaurant spielen“, „Grillen“, „Faulenzen“ oder „Garten auf Vordermann bringen“ waren auch dabei, ja sogar die Karte „Jeder hat drei Stunden für sich alleine.“ gab es.

Tipps für das Kanban-Board

Visualisiert das Board dort, wo jeder vorbeikommt oder installiert ein virtuelles Board auf dem Smartphones (z.B. mit Trello).

Darauf achten, dass das Board nicht zu überladen wird. Immer nur so viele Karten in „aktuell“ oder „geplant“ einstellen, die auch ohne Probleme machbar sind. Hier auch ein bisschen Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle einplanen.

Probiert die Kanban-Methode gerne mal aus. Baut dir ein einfaches Kanban-Board für deine nächste Planung. Ein einfaches Kanban-Board besteht aus drei Spalten: to do, in progress, done. Egal ob Urlaub, Jahrestag oder To Dos in deinem Business. Ich bin schon ganz gespannt, wie dir diese Methode gefällt und ob sie für dich sinnvoll ist.

Rock on und lass es dir gut gehen!

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