In fünf Schritten zum optimalen Prozess

Vorgehensweise für ein Brainstorming zur Prozessverbesserung

Einfach nicht abgeholt. 304 Vereinszeitungen waren noch übrig geblieben. Rüdiger und Christina räumten sie ins Archiv. Vor drei Jahren hatten sie beschlossen, dass die Vereinszeitung im Prozess nicht mehr per Post an jedes Mitglied versendet werden sollte. Jedes Mitglied konnte ein Exemplar beim Training mitnehmen. Das lief gut und sparte dem Verein bares Geld.

Seit zwei Wochen steht die Zeitung zusätzlich zum Download auf der Vereins-Website. Die Downloadzahlen steigen stetig. „Wer hätte das gedacht“, sagte Christina, „dass das so gut angenommen wird? Genial.“

Auf einer kreativen Sitzung beschlossen sie dann, die Zeitung nicht mehr drucken zu lassen. Bei Bedarf können sich die Mitglieder ein Exemplar selbst ausdrucken.

Prozesse sollten regelmäßig geprüft und verbessert werden

Bei feststehenden Prozessen und Routineaufgaben sollte man regelmäßig prüfen, ob diese noch aktuell, smart und für die Nutzer effizient sind. Manche Prozesse wurden für spezielle Zwecke eingeführt, die nur von begrenzter Dauer sind. Im digitalen Zeitalter konkurrieren digitale Dokumente mit gedruckten Informationsschriften. Digitale Produkte sind gut verfügbar, meist kostengünstiger und durch den Wegfall des Druckprozesses umweltfreundlich.

Beim Überprüfen der Prozesse ist eine achtsame, wertschätzende Denk-Atmosphäre sehr wichtig.

Am besten ist es, bei der täglichen Arbeit ein agiles Mindset zu haben und sich zu notieren, wo man Verbesserungspotential sieht oder „Eliminierungspotential“ vermutet. Manche Aufgaben werden gemacht, weil sie einmal eingeführt und danach nie wieder hinterfragt wurden. Oft passiert nichts, wenn man Services streicht, die nicht genutzt werden.

Wir sollten hinterfragen, ob das, was wir tun, noch sinnvoll ist oder ob es vielleicht eine bessere, kürzere oder günstigere Variante gibt. Im Mittelpunkt steht, dass man eine offene und kreative Denk-Atmosphäre schafft, wo sich die Mitglieder des Teams über Notwendigkeit und Anpassung ihrer Prozesse austauschen können und ein agiles Mindset haben.

Hinterfragen, ob alte Prozesse noch sinnvoll sind

Das ist ein super Mittel gegen die Betriebsblindheit. Wir haben gerade in der digitalen Transformation die Herausforderung, andere Blickwinkel einzunehmen und Prozesse anzupassen. Das bedeutet nicht, dass aktuelle Prozesse und Routinen nicht richtig waren oder noch sind. Ganz im Gegenteil: Die Anpassung an Kundenbedürfnisse, Vereinheitlichung der Routinen, Arbeitsersparnis durch Digitalisierung helfen, unseren Arbeitsalltag zu entschlacken. Dies alles trägt dazu bei, dass Arbeit sinnvoll in kürzester Zeit mit geringstmöglichem Aufwand erledigt wird.

Vorgehensweise für ein Brainstorming zur Prozessverbesserung

Schritt 1: Achtsame Denk-Atmosphäre schaffen

Als Voraussetzung für ein konstruktives Meeting ist eine achtsame Atmosphäre, in der keine Annahmen das Denken einschränken. Alle Ressourcen stehen unlimitiert zur Verfügung. Welche Annahmen blockieren die Prozessverbesserung? Diese Annahmen und Restriktionen gilt es zu eliminieren.
Lass deiner Kreativität freien Lauf!

Schritt 2: Ziel festlegen

Weiterhin muss vorher ein Ziel für das Brainstorming festgelegt werden, z. B. ein Projekt umstrukturieren, Zuständigkeiten hinterfragen oder bestehende Prozesse prüfen.
Bestimme und kommuniziere das Ziel an alle Beteiligten!

Schritt 3: Positive Zustände schätzen

Während des Brainstormings solltest du darauf achten, dass jeder erst mal erzählt, was gut läuft. Danach kann jeder sagen, was er gerne anpassen würde und welche Annahmen das Team vielleicht davon abhalten, den Vorschlag umzusetzen.

Schätze den aktuellen Zustand!

Schritt 4: Verbesserungsvorschläge nennen und auswählen

Achte darauf, dass jedes Teammitglied einen einzigen Punkt nennt, damit nicht jeder alle negativen Punkte äußert und man dann erschlagen von der schlechten Stimmung ist. Also, jeder nennt maximal einen konkreten Prozessschritt, den er gerne verändern würde oder eine Produkteigenschaft, die verbessert werden soll. Beziehe alle Teammitglieder ein!

Danach entscheidet das Team gemeinsam, welcher Vorschlag das Team im Meeting überdenken und konkretisieren sollte. Es macht keinen Sinn, alles zu überdenken und sich zu viel vorzunehmen. Ein bis zwei Punkte sind ausreichend, um konstruktiv einen Prozess zu verbessern.

Schritt 5: Feedback und Auftrag zur Umsetzung an Prozessverantwortlichen

Am Ende des Meetings die Feedbackrunde nicht vergessen. Jeder sagt, was nach seiner eigenen Meinung gut gelaufen ist und welche Insights er für seine aktuelle Tätigkeit gewonnen hat.

Sei großzügig mit Lob und Anerkennung!

Methoden für das Brainstorming zum optimalen Prozess

Zielführende Fragetechniken

Stell die Wunderfrage:
„Wenn über Nacht ein Wunder geschehen würde, wie würde der Prozess morgen aussehen?“

Für eine optimale Lösung sollte man sich von Restriktionen (z.B. Budget, Zeit, Ressourcen) trennen. Bei den Fragen könnt ihr euch durch folgende Beispiele lenken lassen:

Wenn man alle Möglichkeiten und alles Geld der Welt hätte, wie würde der Prozess dann aussehen?
Was genau will der Kunde? Und was brauchen wir? Was müssen wir tun, um unsere Kunden zu begeistern?
Wenn wir angstfrei und fehlertolerant wären, welche Risiken würden wir eingehen?
Wenn du meine Aufgabe hättest, wie würdest du sie lösen?
Was müssen wir an der Aufgabe verändern, damit sie einfach und effizient zu erledigen ist?

Dokumentation und Diskussion

Die Antworten dazu auf Flip-Chart oder digital festhalten und immer wieder mal zwischendurch innehalten, damit jeder die Ideen weiterspinnen kann oder seine Meinung dazu kundtut. Wichtig ist, dass jede Idee und jeder Gedanke wertschätzend behandelt wird. Auch wenn er vorerst noch so absurd und nicht umsetzbar klingt.

Miteinander achtsam umzugehen heißt, die Ideen und Meinungen seiner Teamkollegen wertzuschätzen.

Nach dem Meeting die Änderungswünsche dokumentieren, indem man die Antworten auf die Fragen bündelt und diese dann dem Prozessverantwortlichen übergibt. Dieser entscheiden dann, ob man gegebenenfalls weitere Kollegen als „Denk-Partner“ mit ins Boot holen sollte. Die Umsetzung liegt in der Hand des Prozessverantwortlichen und sollte direkt nach Klärung der offenen Fragen erfolgen.

Benefit des Prozesses für das Team

Natürlich sind bestehende Prozesse wichtig und richtig, sonst hätte man sie nicht eingeführt. Das regelmäßige Hinterfragen der Prozesse und Arbeitsabläufe stärkt die Zusammenarbeit im Team, entlastet den Einzelnen und führt zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Ich bin der Meinung, dass Agilität im Team uns weiterbringt. Eine Bestätigung der bestehenden Prozesse ist das beste Ergebnis.

Deine Erfolgsgeschichte

Welche Prozesse hast du im Unternehmens- oder Businessalltag erfolgreich verschlankt und verbessert? Mach dir klar, dass jede Änderung einen Fortschritt und Anpassung an aktuelle Gegebenheiten darstellt. Festhalten am Alten („Das haben wir schon immer so gemacht.“) per se führt zu Betriebsblindheit und verhindert wichtige Entwicklungsschritte. Gerade in der digitalen Revolution ist ein agiles Mindset unabdingbar wird es zur Anpassung von Prozessen kommen.

Lass uns gemeinsam die Herausforderungen meistern. Prüfe, ob deine Prozesse noch richtig sind und dir und deinem Umfeld nutzen.

Ich wünsche dir viel Erfolg!

Rock on und lass es dir gut gehen.

Möchtest du mehr über dieses Thema erfahren? Dann abonniere dir mein Inspirations-Elixier.

Ich liefere dir Impulse zu innovativer Führung mit Herz und Verstand, damit du mehr Leichtigkeit und Gelassenheit im Job hast und Erfolg nach deiner eigenen Definition hast.